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A pesquisa da Flash revela aumento de pedidos de reembolso com violações às políticas. Saiba o que evitar ao prestar contas de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos funcionários foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil por mês, no período inicial do ano. Contudo, ao solicitar o reembolso dos montantes, diversos indivíduos acabaram prejudicados: observou-se um crescimento de 78% na quantidade de solicitações com infrações às diretrizes de reembolso das organizações.
A situação levou muitos a questionarem a necessidade de uma compensação adequada diante das discrepâncias encontradas. Alguns colaboradores esperam uma restituição justa por seus gastos, enquanto outros buscam uma devolução imediata dos valores devidos.
Problemas com Reembolso e Políticas de Compensação
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não restituídos por colaborador. Se os equívocos ocorrem mensalmente, ao término de um ano, o dano pode atingir R$ 4.800. O levantamento foi conduzido pela Flash, ferramenta de controle da jornada de trabalho, comparando dados do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por colaboradores de empresas de diversos portes. As infrações mais comuns são: despesas atrasadas considerando o prazo para a prestação de contas estipulado pela empresa (54,57%); montantes que ultrapassam o estabelecido pela política empresarial (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, a compensação pode ser negada. Mesmo em organizações com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro devido aos custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode ser um desafio significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, afirma Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash.
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Impactos do Reembolso Tardio e Políticas de Restituição
Os contratempos na prestação de contas podem ter consequências diretas e negativas. O atraso na compensação pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode precisar arcar com despesas do próprio bolso. Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, destaca que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as diretrizes formalmente, como por meio de seu site.
Regras de Devolução e Recursos de Compensação
O texto deve abordar as penalidades pelo descumprimento das normas, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o funcionário sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse cenário, quem efetuou o gasto assume os valores não permitidos. Portanto, a pessoa deve seguir o que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, pode até ocorrer o desligamento’, esclarece.
Quanto aos montantes que podem ser desembolsados, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso dos gastos realizados no cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite estipulado pela política interna, algumas empresas podem solicitar o ressarcimento do valor excedente ou até mesmo descontá-lo na folha de pagamento. No entanto, existem situações mais sérias envolvendo despesas que são consideradas fraudes, como destaca o executivo da plataforma: Despesas falsas – submeter recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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