Otimização de 50% no tempo de processos com sistema de gestão e automação de marketing.
A Fundação Educacional Severino Sombra (FUSVE) tem investido fortemente na gestão eficaz de seus recursos, visando melhorar a qualidade dos serviços oferecidos pela Universidade de Vassouras e pelo Hospital Universitário de Vassouras, no Rio de Janeiro. Com o objetivo de otimizar seus processos, a FUSVE adotou soluções da Totvs, líder em gestão de negócios no Brasil, conhecida por suas ferramentas inovadoras de gestão.
A implementação dessas soluções permitiu uma administração mais eficiente dos recursos, além de um gerenciamento mais preciso das atividades. Com o controle rigoroso dos processos, a FUSVE pode agora realizar uma supervisão mais eficaz de suas operações, garantindo uma direção estratégica mais assertiva. Além disso, a gestão eficaz permitiu uma redução de custos e um aumento da produtividade, tornando a FUSVE uma referência em gestão no setor educacional e de saúde. A gestão é fundamental para o sucesso de qualquer organização e a tecnologia é essencial para uma gestão eficaz.
Gestão Eficiente
A instituição de ensino, em meio a um plano de expansão, percebeu a necessidade de adotar um sistema de gestão que integrasse diferentes áreas em diversos municípios, mantendo a qualidade dos serviços. A expansão dos campi em Maricá e Saquarema, além da construção do novo Hospital Universitário de Vassouras, exigia uma gestão mais eficaz. A FUSVE optou por implantar um pacote com soluções ERP, incluindo Totvs Backoffice, Totvs Gestão Financeira e Totvs Pagamento Instantâneo, além do Totvs Educacional e do Captação de Alunos by Rubeus, visando melhorar a gestão administrativa e a automação de marketing.
A gestão financeira foi um dos principais focos, com a implementação de soluções que permitiram uma melhor administração dos recursos. A supervisão e o controle dos processos financeiros foram otimizados, permitindo uma gestão mais eficiente. A direção da instituição pôde ter uma visão mais clara dos processos acadêmicos, o que proporcionou melhor gestão de tempo e agilidade para as atividades diárias. A gestão de permanência na instituição também foi centralizada, permitindo uma melhor captação de alunos e uma maior eficiência na gestão dos recursos.
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Resultados Positivos
Segundo Álvaro Luiz Pereira Leiróz, analista de sistemas da Univassouras, as ferramentas impactaram em todos os processos da instituição, pois muitas atividades ainda eram feitas de forma manual ou por diferentes sistemas sem integração. ‘Conseguimos centralizar todos os processos de gestão administrativa financeira e automatizá-los. Essa mudança nos propiciou uma otimização de 50% no tempo, direcionando o esforço dos colaboradores para outros projetos, principalmente voltados para o futuro e expansão da instituição’, destaca Leiróz. Em 2014, a controladoria da empresa fazia 100 lançamentos contábeis nos sistemas Totvs. Em 2023, o número subiu para mais de 10 mil por meio das soluções contratadas.
A gestão acadêmica foi outra área que se beneficiou da implementação do sistema de gestão. A Univassouras agora consegue gerir cursos, disciplinas, turmas, matrizes curriculares, etapas de notas e faltas para lançamento pelos professores. Isso proporciona melhor gestão de tempo, agilidade e clareza para as atividades diárias. Além disso, a visualização dos processos acadêmicos gera importantes indicadores para a alta gestão da universidade, como dados de evasão, formados por semestre e por curso, clientes em potencial por região, entre outros. A instituição também pôde centralizar toda a automação de marketing, captação de alunos e gestão de permanência na instituição, o que permitiu uma melhor gestão dos recursos e uma maior eficiência na captação de alunos.
Conclusão
A FUSVE, mantenedora da Universidade de Vassouras, Hospital Universitário de Vassouras, Faculdade de Miguel Pereira, Faculdade de Maricá, CAp Cursos Técnicos, Centro Integrado de Saúde e do Centro de Convenções General Sombra e Hospital Mário Kroeff, é um exemplo de como a gestão eficiente pode levar a resultados positivos. Com mais de 50 anos de atuação, a instituição investiu em tecnologia para melhorar a gestão administrativa, financeira e acadêmica. A implementação do sistema de gestão permitiu uma melhor administração dos recursos, uma maior eficiência na captação de alunos e uma melhor gestão de permanência na instituição. A gestão é um processo contínuo que exige supervisão, controle e direção para alcançar os objetivos. A instituição de ensino é um exemplo de como a gestão pode ser eficaz quando se investe em tecnologia e se prioriza a gestão administrativa, financeira e acadêmica.
Fonte: @Baguete
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